ВСЕ ЭКОНОМИЧЕСКИЕ КУРСЫ


 

Основы менеджмента

к содержанию

 

Суть и содержание контроля

В предыдущих темах мы часто вспоминали о той неопределенности, которая сопровождает процесс управления, и о необходимости рассматривать управление как своего рода бесконечный процесс. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Изменяются условия окружающей среды, и организация должна в соответствии с ними адаптироваться. Как же руководству организации удается, в конечном итоге, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ простой. Все это достигается с помощью контроля. Контроль – это процесс, с помощью которого руководство организации определяет, правильные его решения ли но не нуждаются ли они в корегуванні.

Слово «контроль» как и слово «власть» рожает в первую очередь негативные эмоции. Для многих людей контроль означает в первую очередь ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и тому подобное – в целом, все то, что прямо противоположно нашим представлением о свободе лица. В результате такого стойкого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди дадут вам такой ответ, – это то, которое позволяет удерживать работников в определенных рамках. Это определение возможно назвать верным, так как один из аспектов контроля действительно заключается в обеспечении подчинения почему-то. Однако возводить контроль просто к каким-то ограничениям, которые исключают возможность действий, которые наносят вред организации и вынуждают кожногоповодити себя строго дисциплинировано, – значило бы упустить из виду основного задания управления.

КОНТРОЛЬ – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит из встановленн стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корегувань в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля из того же момента, когда они сформулировали цели и задания и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилие тем или иным способом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления – это синонимы».

Почему необходимый контроль?

1. НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ (влияние внешних и внутренних факторов). Планы и организационные структуры – это лишь картины того, которым хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может помешать потому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, полностью реальные в момент их формирования, через какое-то время во что-то совсем недосягаемое. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на любые смены, организациям нужен эффективный механизм оценки влияния на них этих изменений.

Кроме того, даже наилучшие организационные построения имеют свои изъяны. Специализация и разделение труда, например, могут породить проблемы координации, трения между отдельными бригадами и рабочими группами, нудную работу с отсутствием мотивации. Структура, которая выглядит привлекательно на бумаге и успешно используется в другом месте и в другое время, может и не оправдать все надежды, которые полагаются на нее руководством данной организации.

Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, есть люди, которые выполняют большинство работ в любой организации. Люди не компьютеры. Их нельзя запрограммировать на выполнение какого-либо задания с абсолютной точностью. Невзирая на многочисленные недавние успехи в понимании механизма поведения людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры еще очень далеки от того, чтобы прогнозировать реакцию работников на введение новых инструкций и команд, возложения на них дополнительных прав и обязанностей.

2. ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ ВОЗНИКНОВЕНИЯ КРИЗИСНЫХ СИТУАЦИЙ. Ошибки и проблемы, которые возникают при анализе ситуации внутри организации переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Вероятность такого переплетения ошибок в организации достаточно большая через высокую степень взаимозависимости видов деятельности.

Функция контроля – это такая характеристика управления, что позволяет обнаружить проблемы и зкорегувати соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написаны в мудрой китайской книге «И Цзинь» («Книге изменений») еще три тысячи лет назад, задолго до того, как возникли первые идеи науки управления:

«Когда умный человек видит почему она добилась успеха, она делает так опять.

Когда же она видит свои ошибки, она не повторяет их».

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля заключается в том, что любая организация безусловно обязана иметь способность вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они навредят достижению целей организации.

3. ПОДДЕРЖКА УСПЕХА. Важной является и позитивная сторона контроля, который заключается во всевозможной поддержке всего того, которое является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть отвечая на вопрос «Насколько мы приблизились к поставленным целям?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где испытала неудачи. Иначе говоря, один из важных аспектов контроля заключается в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Именно так мелкие фирмы определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамическим требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основным целям организации.

Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую стоит учитывать в первую очередь, заключается в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль является наиболее фундаментальным элементом процесса управления. Ни планирования, ни создания организационных структур, ни мотивации нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет понятнее после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предыдущим, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля похожи, потому что имеют ту же цель: способствовать потому, чтобы фактически получаемые результаты были ближайший к необходимым. Различаются они только временами осуществление (рис. 1.).

Рис. 1. Время осуществления основных видов контроля.

 

< назад | к содержанию | вперед >