ВСЕ ЭКОНОМИЧЕСКИЕ КУРСЫ


 

Основы менеджмента

к содержанию

 

Технологии, средства коммуникации и организационная схема

1990-те годы стали для организаций временами самых глубоких изменений. Перед менеджерами возникло сложное задание: обеспечивать спокойную и плавную деятельность своих компаний и в то же время постоянно совершенствовать их работу, оставаясь конкурентоспособными, невзирая на стремительные изменения как в самих организациях, так и в окружающей среде. И, судя по всему это, жизнь менеджеров легче не станет! Технологии, значительно способствуют росту неопределенности внешней среды, в которой придется работать организациям. Но в то же время именно стремительный технический прогресс позволяет менеджерам принципиально по-новому организовывать работу своих фирм и благодаря этому повышать эффективность и результативность своей деятельности. Какое же влияние осуществило на организации развитие технологий? Мы обстоятельно обсудим два основных аспекта – влияние технологии на способ передачи информации в организациях и на принципы структуризации современных организаций.

Влияние технологии на средства коммуникации

Бурное развитие технологий, а точнее сказать – информационных технологий, способствовало радикальному изменению способа коммуникации и обмена информацией между членами организации. Так, например, это позволило в значительной мере повысить способность менеджеров следить за производительностью групп или отдельных работников, а также обеспечило служащих возможностью оперативно получать более полную информацию, благодаря чему они могут быстрее и качественнее принимать правильные решения. На способ передачи и обмена информации между организациями наибольшее влияние осуществили два наибольших изобретения в информационных технологиях – создание компьютерных сетей и средств беспроволочной связи.

Компьютерные сети

В организации, в которой установлена компьютерная сеть, все компьютеры взаимозависимые с помощью совместимого аппаратного и программного обеспечения. Пользуясь этой сетью, члены организации могут общаться друг с другом и получать информацию независимо от того, где они находятся – в офисе компании, в городе или в другой стране. В настоящий момент мы не будем обстоятельно рассматривать механизмы работы сети, однако хотели бы навести ряд примеров ее приложения для обмена информацией между организациями. К ним в первую очередь относятся электронная почта, голосовая почта, факсимильная почта (или просто факс), видеоконференции и телеконференции, электронный обмен данными и внутренние, или локальные сети, intranet.

Электронная почта – это способ мгновенной передачи письменных сообщений между взаимозависимыми компьютерами. Сообщения поступают на компьютер получателя, и он может прочитать их в любой удобный для него момент. Электронная почта – это очень быстрые и дешевые средства коммуникации; с ее помощью можно разослать то же сообщение одновременно многим людям. Для членов организации это оперативный и удобный способ обмена информацией и общения.

Система голосовой почты трансформирует в электронные символы вымолвленное сообщение, передает его по сети и хранит на диске, чтобы получатель мог забрать его позже. Это позволяет передавать информацию, даже если получателя физически нет на месте. Получатель может сохранить сообщение для того, чтобы воспользоваться им в дальнейшем, удалить его или перенаправить кому-нибудь другому. Факсимильная машина (факс) позволяет передавать документы с текстом и графикой по обычным телефонным линиям. Факс-машина, которая посылает документ, сканирует и оцифровывает его, а факс, на который направляются сведения, считывает отсканированную информацию и воспроизводит ее на бумаге. Таким образом, с помощью факса можно быстро и легко распространить среди членов организации информацию, которая лучше всего воспринимается именно в распечатанном виде.

Раньше через ограниченность технологий была единственная форма проведения собраний, то есть все заинтересованные люди должны были физически находиться в том же месте. Но теперь все изменилось! Благодаря изобретению телеконференций группа людей может советоваться одновременно с помощью телефона или специального программного обеспечения для общения по электронной почте. Есть даже оборудование и программы, которые позволяют участникам собраний видеть друг друга на экранах мониторов, и такая конференция называется видеоконференцией. Рабочие группы – большие и малые, что находятся в разных местах – могут использовать эти средства сетевого общения для кооперации и обмена информацией.

Электронный обмен данными – это способ обмена стандартными деловыми документами, такими как счета-фактуры или заказы на поставку, с помощью прямого кабельного соединения двух компьютеров. Этот способ коммуникаций часто используют для передачи документов фирмам-производителям, поставщикам и клиентам, поскольку это позволяет экономить и время, и деньги. Каким образом? Деловые бумаги передаются из информационной системы одной организации в другую с помощью телекоммуникационной сети. В результате, первой организации не придется распечатывать и обрабатывать бумажные документы, а в другой – вводить заново в компьютер уже введенные данные.

И, наконец, в результате развития компьютерных сетей появилась возможность создания интрасетей (внутренних или локальных сетей, intranet) организаций, то есть внутренних организационных систем передачи информации, основанных на Internet-технології. При использовании связи данного типа все переданные сведения доступны исключительно служащим конкретной организации. Интрасеть – это не только эффективный способ передачи информации; для работников, которые находятся в разных местах, она стала незаменимой для совместной работы над документами и проектами.

Возможности беспроволочной связи

Если для компьютерных сетей необходимо прямое соединение проводами, беспроволочная связь осуществляется с помощью сигналов, переданных по воздуху или через космические спутники, без каких-либо физических соединений. Для этого используются микроволновые сигналы, искусственные спутники, радиоволны и радиоантенны или инфракрасное излучение. Благодаря средствам беспроволочной связи, – таким как персональные пейджеры, сотовые телефоны и специально оснащены портативные компьютеры (ноутбуки), – работники организаций имеют постоянный доступ друг к другу, в любом месте и в любое время. Чтобы общаться с другими работниками в организации, им не обязательно сидеть за своим офисным компьютером, включенным и подключенным к сети. По мнению ряда специалистов, XXI столетия станет "веком беспроволочной связи". И поскольку подобные технологии постоянно совершенствуются, полностью вероятно, мы с вами станем свидетелями того, что члены организаций будут все чаще использовать беспроводную связь для совместной работы и передачи информации.

Влияние средств связи на структурную схему организации

Одно из основных и наиболее сложных заданий, что стоит перед менеджерами, заключается в создании организационной структуры, которая позволяла бы служащим эффективно работать, достигая намеченных целей и выполняя задание организации. Чтобы принимать правильные решения и выполнять свою работу, как группам, так и отдельным личностям необходимая информация. Учитывая описанные выше новинки коммуникаций и передачи информации, которыми пользуются современные менеджеры, можно утверждать, что технология способна оказывать достаточно существенное влияние на то, каким способом члены организации связываются друг с другом, делящиеся информацией и исполняющие свои профессиональные обязанности.

Общение и обмен информацией между членами организации больше не ограничены временами или пространством. Уничтожение физических и часовых ограничений значит, что структура современной организации должна не только поддерживать и способствовать движению информационных потоков и рабочему процессу по горизонтали или по вертикали, но и влиять на структурную схему организации.

Без широкого доступа к информации, возможного благодаря развитию технологии, были бы просто нереальными некоторые новейшие организационные схемы, например командные и проектные структуры, организации «без пределов», организации, которые учатся. Совместная деятельность людей и коллективов, которые находятся один от другого на огромном расстоянии, постоянный обмен информацией и интеграция решений и рабочих операций в пределах всей организации, – во всем этом заложен огромный потенциал для повышения эффективности работы компаний. Стоит также вспомнить еще два новейших метода организации работ, возможных только благодаря стремительному развитию информационных технологий. Первый из них получил название телеробота: служащие выполняют работу дома на компьютере, который подключен к офисной сети. Второй известен как виртуальные рабочие места, то есть огромные офисные помещения, оснащенные передвижной мебелью, переносными телефонами и портативными компьютерами.

Какой бы вариант структуры не выбрал менеджер для своей организации, он призван помогать служащим выполнять работу наилучшим, то есть наиболее эффективным и результативным способом из всех доступных. Структура должна способствовать, а не препятствовать деятельности членов организации. В конечном итоге, организационная структура – это лишь средства для достижения цели, намеченными компанией.

 

< назад | к содержанию | вперед >