ВСЕ ЭКОНОМИЧЕСКИЕ КУРСЫ


 

Основы менеджмента

к содержанию

 

Суть и цели планирования. Ошибочные представления о планировании

Процесс планирования содержит в себе определение заданий или целей организации, установления общей стратегии для достижения этих целей и разработку всеобъемлющей иерархической структуры планов для объединения и координации всей деятельности организации. Таким образом, планирование связано как с определением целей (что должно быть сделано), так и способов их достижения (как это должно быть сделано).

Планирование может быть формальным и неформальным. Следует отметил особенно, что планированием занимаются все менеджеры без исключения, однако в ряде случаев оно бывает лишь неформальным. При неформальном планировании задания и цели не фиксируются документально и практически отсутствующая (или отсутствующий совсем) взаимосвязь целей с целями других сотрудников организации. Данный тип планирования широко используется во многих малых предприятиях, в которых владелец-менеджер самостоятельно определяет направление деятельности своей организации и способы достижения намеченных им целей. Такое планирование носит общий характер и, как правило, является краткосрочным. Неформальное планирование применяется и в ряде больших организаций, а некоторые малые предприятия иногда работают на основе чрезвычайно сложных формальных планов.

В дальнейшем при использовании срока планирования в этой теме, язык будет идет только о формальном планировании, в ходе которого намечаются конкретные задания организации на определенный период времени. Составленные в результате этого процесса планы оформляются документально, и с ними знакомят всех сотрудников. Для выполнения каждого задания разрабатываются конкретные программы действий, то есть менеджеры точно определяют путь, которым они намереваются идти, чтобы перевести организацию из того состояния, в котором она находится в этот момент, в состояние, которое они назвали своей целью.

Целые планирования

Благодаря процессу планирование определяется направление развития организации; оно позволяет снизить влияние на организацию изменений во внешней и внутренней среде; способствует сводке к минимуму потерь и нерационального использования рабочей силы и ресурсов; наконец, в процессе планирования устанавливаются стандарты, которые используются на этапе контроля.

В результате планирования координируются усилия всех сотрудников организации. Оно указывает направление как менеджерам, так и рядовым работникам. Когда сотрудники знают, куда именно двигается их организация и что лично они должны делать для достижения намеченных целей, они могут координировать свои действия, эффективно сотрудничать друг с другом и работать как единственная команда. Не имея четко разработанных планов, отделы будут действовать в разнобой, мешая тем самым организации эффективно двигаться вперед к намеченным целям.

Кроме того, благодаря планированию снижается фактор неопределенности; оно позволяет менеджерам предусмотреть будущее, предусматривать возможные изменения в организации и во внешней среде, учесть их влияние и разработать соответствующие мероприятия. В ходе планирования управленческий персонал может определить также последствия мероприятий, какие менеджеры будут употреблять, реагируя на тех или другие изменения.

Кроме того, планирование помогает избегать потерь и нерациональных действий. Предыдущая координация необходима для определения лишних операций и операций, которые дублируются, и этапов в процессе выполнения работ. Если цели и способы их достижения понятные, неэффективные элементы становятся очевидными, их можно предварительно изменить или устранить.

И наконец, в ходе планирования устанавливаются стандарты и нормы, которые можно использовать для контроля за ходом работ. При планировании устанавливаются конкретные цели. Потом, выполняя функцию контроля, менеджеры сравнивают фактические показатели работы с запланированными, обнаруживают отклонение и употребляют необходимые корректирующие действия. Таким образом, без четких планов управленческий персонал не смог бы осуществлять эффективный контроль над деятельностью своей организации.

Планирование и эффективность

Проводились многочисленные исследования, чтобы обнаружить взаимосвязи между планированием и эффективностью организаций. На их основе можно сделать ряд достаточно интересных выводов.

Во-первых, в целом, формальное планирование способствует повышению прибыли; для компаний, что его применяют, характерные высшие показатели дохода на единицу стоимости активов и другие позитивные финансовые результаты. Во-вторых, высокая эффективность является быстрее следствием высокого качества процесса планирования и правильной реализации планов, а не того, насколько является запланированной будущая деятельность организации. И, наконец, в подавляющем большинстве случаев, когда исследования не обнаружили повышения производительности труда в организациях, которые используют формальное планирование, виновной была внешняя среда. Правительственная регуляция, значительное влияние профессиональных союзов и другие подобные факторы внешней среды ограничивают свободу выбора менеджеров, а следовательно, и снижают эффект влияния планирования на производительность. Потому что в результате влияния этих факторов управленческий персонал имеет в процессе планирования меньше вариантов. Представьте, например, что в ходе планирования деятельности какой-то производственной фирмы определенно, что ей будет выгодно производить некоторые основные детали в Тайване, тогда она сможет эффективно конкурировать с заграничными предприятиями, для которых характерные низкие расходы. Однако, если контракт, заключенный между этой фирмой и профсоюзом, запрещает передачу каких-либо операций за границу, этот план для нее будет неисполним. Кроме того, даже удачные планы могут стать неисполнимыми в результате серьезных непредвиденных событий во внешней среде, таких, например, как пожар на наибольшем составе клиента или резкое падение цен на акции организации в результате повышения риска инфляции. Таким образом, учитывая высокую степень неопределенности внешней среды, нет оснований безоговорочно утверждать, что фирмы, которые учреждают свою деятельность на четких формальных планах, будут в любых ситуациях работать лучше компаний, которые не применяют формальное планирование.

Ошибочные представления о планировании

В первую очередь следует отметить, что существует достаточное количество ошибочных представлений относительно планирования. Ниже мы перечислим некоторые из них и попробуем описать недоразумения, к которым они приводят.

1. Неточное планирование становится пустой тратой рабочего времени менеджера. Конечный результат процесса планирования – это лишь одна из его целей. Необходимо помнить, что процесс планирования ценен сам по себе, даже если конечная цель не достигнута. В ходе планирования менеджерам придется задумываться о том, что они хотят сделать и какими способами они собираются это делать. Менеджеры, способные составлять красивые планы, будут иметь четкое направление и цель, и такое планирование, полностью вероятно, сможет возвести к минимуму нерациональные расходы усилий и ресурсов. Все эти выгоды остаются, даже если намечены цели не достигнутые.

2. Планирование позволяет избежать изменений. Планирование не способно устранить изменения. Изменения будут происходить независимо от действий менеджеров. Управленческий персонал занимается планированием для того, чтобы предусмотреть возможные изменения и разработать наиболее эффективные мероприятия, способные уменьшить их влияние.

3. Планирование снижает гибкость деятельности организации. Несомненно, процесс планирования связан с определенными обязательствами, однако это будет ограничением только в тех случаях, если менеджеры, составив план, прекращают свою работу над ним. Планирование – это процесс длительный. То, что формальные планы тщательным образом обсуждаются и документально фиксируются, облегчает его изменения. Кроме того, разные планы характеризуются разным уровнем гибкости.

1. Какие потенциальные преимущества формального планирования?

2. Каким образом планирование влияет на показатели производительности труда в организации?

3. Приведите примеры и опровергните некоторые самые распространенные ошибочные представления о планировании.

 

< назад | к содержанию | вперед >